Die elektronische Rechnung

Ab 01.01.2019 verpflichtend für alle Unternehmer und Freiberufler in Italien

Elektronische Rechnung ab 01.01.2019

Eine der wichtigsten Neuerungen des Haushaltsgesetzes 2018 ist sicher die Einführung der generellen Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ab dem 01.01.2019. Die neue Verpflichtung wurde als Maßnahme zur Bekämpfung der MwSt.-Hinterziehung eingeführt. 

Was ist eine elektronische Rechnung?

Als elektronische Rechnung gilt eine Rechnung, welche in einem spezifischen elektronischen Format (XML-Format) ausgestellt und auch empfangen wird. Die Rechnung muss digital unterschrieben werden und kann nur über eine vom Finanzamt zur Verfügung gestellten Plattform (SDI) übermittelt werden. Eine Rechnung, die im PDF-Format über E-Mail versendet wird, gilt nicht als elektronische Rechnung. Die Rechnung muss dann auch in digitaler Form archiviert werden.

Wer ist betroffen?

Die neue Verpflichtung betrifft grundsätzlich alle MwSt.-pflichtigen Operationen, welche von in Italien ansässigen Subjekten durchgeführt werden, und zwar unabhängig davon, ob diese gegenüber Unternehmen, Freiberuflern oder ggü. Privaten erbracht werden. Bis dato galt die Verpflichtung zur elektronischen Fakturierung nur bei Operationen gegenüber der öffentlichen Verwaltung wie z.B. den Gemeinden und dem Land. 

Die Neuregelung gilt für Gesellschaften und Körperschaften mit Sitz in Italien, Einzelunternehmer, Künstler und Freiberufler, welche in Italien ansässig sind, sowie für Betriebsstätten von ausländischen Unternehmen. Ausgenommen von der Neuregelung sind lediglich Subjekte, die das begünstigte Pauschalbesteuerungsverfahren (Minimi) anwenden.

Wieso betrifft mich diese Änderung?

Während bisher die ausgestellten Rechnungen mittels Post, Fax oder Email an den Rechnungsempfänger übermittelt wurden und dieser alle Rechnungen auch auf diesem Weg erhalten hat, müssen die Rechnungen in Zukunft an die Plattform „SDI“ des Finanzamtes versendet werden. Diese Plattform kümmert sich dann um die Versendung der elektronischen Rechnung an den Rechnungsempfänger. Sowohl der Rechnungssteller als auch der –empfänger müssen die Rechnung dann auch in elektronischer Form konservieren. Das Papierdokument selbst hat keine rechtliche Gültigkeit mehr.

Der Ablauf

Die elektronische Rechnung wird als ein Datenfile verpflichtend über ein vom Finanzamt zur Verfügung gestelltes Datenverarbeitungssystem (sog. „Sistema di interscambio“ – SDI) dem jeweiligen Rechnungsempfänger übermittelt. Gleichzeitig werden alle Daten der Rechnung vom Finanzamt erfasst. Der entsprechende Zugang zum SDI erfolgt über einen Dienstanbieter. Es gibt verschiedene Dienstanbieter, über die elektronische Rechnungen versandt und archiviert werden können. 

Wird die Rechnung nicht im elektronischen Format erstellt, so gilt die Rechnung als unterlassen mit Anwendung der hierfür vorgesehenen drakonischen Strafen. 

Die Lösungen

Um den Start der elektronischen Rechnungslegung zu erleichtern, wurden verschiedene Maßnahmen eingeführt, um die Rechnungsstellung und die Verwaltung der elektronischen Rechnungen zu vereinfachen zu gestalten.Die Rechnungslegung kann erfolgen mittels:
  • einer Software;
  • einer Online-Prozedur;
  • einer App.
Neben den Lösungen des Finanzamtes gibt es des Weiteren die Möglichkeit, auf Angebote von privaten Anbietern zurückzugreifen, welche die technischen Vorgaben und Standards des Finanzamtes erfüllen. Da diese Lösungen es erlauben, die Daten direkt mit dem eigenen Buchhaltungsprogramm oder dem ERP-System zu vernetzen, erscheinen diese Lösungen momentan als die vorteilhaftesten. 

Wir bieten auch eine Softwarelösung an, welche mit unserem Buchhaltungssystem verbunden ist. 

Inkrafttreten

Die neue Regelung findet ab dem 01.01.2019 Anwendung. Da aus der Einführung der elektronischen Rechnung vom italienischen Staatshaushalt bereits Mehreinnahmen verplant wurden, gehen wir davon aus, dass es keinen Aufschub geben wird.

Auswirkungen

Die elektronische Rechnung hat auch Auswirkungen auf die operativen Abläufe. Mit der elektronischen Rechnung wird es nicht mehr möglich sein, Rechnungen einfach auszutauschen (z.B. bei Fehlern) oder diese rückzudatieren: da die Rechnungen fortlaufend dem Finanzamt mitgeteilt werden, ist es diesem ein Leichtes, fehlerhaftes Verhalten des Steuerzahlers aufzuspüren und zu bestrafen. 

Fazit

Da die neue Verpflichtung zeitnah in Kraft tritt, ist jeder gut beraten, bereits jetzt die Umsetzung der Verpflichtung für die eigene Tätigkeit zu planen und anzugehen. Die eigenen Prozeduren müssen überdacht und angepasst, Technik und Software aufgerüstet sowie eventuelle Dienstleister ausgesucht werden. Wer eine Fakturierungssoftware verwendet, sollte sicherstellen, dass eine entsprechende Schnittstelle besteht, damit die Daten automatisch an das Finanzamt übermittelt werden können. 

Je früher man sich aktiviert, desto besser. 

Sie brauchen Hilfe?

Unsere Kanzlei bietet einen umfassenden Service an, um Ihnen die Umstellung so einfach wie möglich zu gestalten. Sie haben dabei die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, um welche Verfahrensschritte sie sich lieber selbst kümmern und welche  hingegen wir übernehmen sollen. Ob Rechnungsstellung, Versand  an die Plattform des Finanzamtes, Einholen der Eingangsrechnungen oder Archivierung der elektronischen Rechnungen - wir helfen Ihnen dabei. 

Sie finden uns unter der Nummer 0473 565000 oder per Mail unter info@gspeo.com

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