Anmeldung von Arbeitskräften in Italien

Arbeitskräfte in Italien korrekt anmelden oder entsenden – wir wissen, wie’s geht

Die Kanzlei Gasser Springer Perathoner Eder & Oliva bietet eine umfassende Betreuung und Beratung bei der Meldung von Arbeitskräften in Italien. Damit dies formell alles korrekt abläuft, ist es notwendig, die länderspezifischen Eigenheiten zu beachten. Eine korrekte Handhabung ist wichtig, da Versäumnisse in Italien mit hohen Strafen belangt werden.

Hier finden Sie vorab die wichtigsten Informationen zum Thema.

Dem Unternehmen stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um mit eigenen Arbeitskräften in Italien zu arbeiten:
  • die Meldung der Arbeitskraft in Italien: Plant man einen langfristigen Auslandseinsatz (mehrjährig), so empfiehlt sich die Meldung.
  • die Entsendung der Arbeitskraft nach Italien: Entsendungen werden eher für Projektleistungen verwendet, da die Arbeitskraft nach dem Auslandsaufenthalt wieder in das eigene Unternehmen integriert wird.

Achtung: Es gilt zu beachten, dass unter bestimmten Umständen die Beschäftigung einer Arbeitskraft in Italien eine sog. steuerliche Betriebsstätte begründen kann. Eine steuerliche Betriebsstätte bedeutet für ausländische Unternehmen, dass diese auf den in Italien erzielten Gewinn auch in Italien Steuern zahlen müssen und hierfür auch den italienischen Bestimmungen und Vorschriften unterliegen.
Im Zuge unserer Zusammenarbeit stellen wir natürlich sicher, dass das Risiko einer solchen Beanstandung minimiert bzw. ausgeschlossen wird.

Die Anmeldung von Mitarbeiter in Italien

Die direkte Anmeldung einer Arbeitskraft in Italien gilt als besonders sinnvoll, wenn diese den Großteil ihrer Zeit in Italien ansässig ist.

Es gilt zu beachten, dass dabei die tarifvertraglichen und sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen Italiens angewandt werden müssen. Basierend auf dem entsprechenden Kollektivvertrag wird der zweisprachige Arbeitsvertrag verfasst und unterzeichnet.
 
Im Speziellen gibt es bei der Erstellung des Arbeitsvertrages folgende wichtige Punkte zu beachten:
  • Dauer/Arbeitszeit
  • Entlohnung – Lohnkosten

Dauer/Arbeitszeit

Der Arbeitnehmer kann in Italien auf bestimmte oder auf unbestimmte Zeit angestellt werden. Befristete Arbeitsverträge können innerhalb der Höchstdauer von 3 Jahren maximal fünfmal verlängert werden.

Bei unbefristeten Arbeitsverträgen ist eine Entlassung des Arbeitnehmers nach der Probezeit nur noch aus objektiven Gründen zulässig. Entlassungen dieser Art gestalten sich jedoch äußerst schwierig. Im Vergleich dazu kann der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis jederzeit unter Einhaltung der kollektivvertraglichen Frist kündigen.

Der Arbeitnehmer kann Vollzeit oder Teilzeit aufgenommen werden. Eine Vollzeitstelle entspricht 40 Wochenstunden; jede Stunde darüber hinaus wird als Überstunde verrechnet (außer mit dem Arbeitnehmer wurde schriftlich eine Überstundenpauschale vereinbart). Bei einem Arbeitsvertrag unter 40 Wochenstunden sprechen man von Teilzeit.

Entlohnung – Lohnkosten

Löhne sind kollektivvertraglich geregelt und gelten in Italien als günstiger im Vergleich zu Österreich und Deutschland. Aufgeteilt wird der Jahresbruttolohn in 13 oder 14 Monatsgehältern, abhängig vom jeweils angewandten Kollektivvertrag. Bei der Berechnung der Jahreslohnkosten muss zudem beachtet werden, dass Abfertigungskosten anfallen (ca. ein Monatsgehalt), die bei der Auflösung des Arbeitsverhältnisses ausbezahlt werden müssen. Lohnsteigernde Prämien sind mittels Zielvereinbarungen festzulegen.

Komplettiert werden die Lohnkosten, neben dem Bruttolohn, durch die Lohnnebenkosten. Diese setzen sich aus Abgaben für Sozial-, Kranken- und Unfallversicherung und weiteren Abgaben (z. B. Abfertigung) zusammen. Ungefähr sollten Sie von einer zusätzlichen Belastung von ca. 40 % des Bruttolohns ausgehen.

Spesenvergütung

Es gibt mehrere Alternativen bei der Vergütung von im Außendienst entstanden Spesen für den Arbeitnehmer. Erfolgt der Außendienst außerhalb der Gemeinde des Arbeitssitzes, dann können für die Abrechnung drei unterschiedliche Methoden angewandt werden:
  • Pauschal-Abrechnung: In diesem Fall bezahlt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter lediglich pauschal eine Zulage für die Abdeckung sämtlicher im Außendienst anfallenden Spesen. Pro Tag im Außendienst in Italien ist ein beitrags- und steuerfrei er Betrag in Höhe von 46,47 Euro (im Ausland 77,47 Euro) vorgesehen.
  • Gemischte Abrechnung: In diesem Fall wird lediglich ein Teil als pauschale Zulage ausbezahlt, der Rest gegen Vorlage der entsprechenden Kostenbelege.
  • Detaillierte Spesenabrechnung: Dabei wird nur gegen Vorlage der einzelnen Spesenbelege abgerechnet. Der Arbeitgeber übernimmt oder erstattet sämtliche im Außendienst angefallenen Kosten aufgrund einer detaillierten Spesenabrechnung. Eventuelle nicht belegbare Spesen (z. B. Trinkgelder) können bis zu einem Ausmaß von 15,49 Euro/Tag von der Arbeitskraft beschrieben und schriftlich bestätigt werden.

Die Entsendung eines Arbeitnehmers nach Italien

Die Entsendung ist eine weitere Möglichkeit, eine Arbeitskraft in Italien zu beschäftigen. Mittels der Entsendung bleiben Mitarbeiter Teil des Herkunftsunternehmens. Als entsandter Arbeitnehmer gelten solche Arbeitnehmer, die normalerweise in einem anderen EU-Land beschäftigt sind und für einen befristeten, vorbestimmten oder vorbestimmbaren Zeitraum deren Arbeitsleistung in Italien erbringen. Die Lohnauszahlung und Meldung erfolgen weiter beim Herkunftsunternehmen. Dennoch gilt es auch bei der Entsendung einiges zu beachten.

Den Arbeitnehmern müssen für den Zeitraum der Entsendung nach Italien dieselben Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen garantiert werden, die in Italien für Arbeitnehmer mit gleichwertigen Tätigkeiten vorgesehen sind (davon ausgenommen sind nur Installationsarbeiten mit einer Höchstdauer von bis zu 8 Tagen).

Generell sind die Regeln des Ziellandes anzuwenden, dies gilt hauptsächlich für eventuelle Vorteile für die Arbeitskraft (z. B. Abfertigung, Urlaubstage, Vergütung von Überstunden usw.). Um sich Schwierigkeiten bei der Suche nach einem gerechten Arbeitsvertrag zu sparen, können Sie unter gegenseitigem Einverständnis im Entsendevertrag festhalten, dass weiterhin das Arbeitsrecht des Herkunftslandes gültig ist.

Neben dem Entsendevertrag müssen weitere Meldungen aus dem Herkunftsland erfolgen (Genehmigung A1, weitere Meldungen an Ämter). Einen aufwendigen und durchaus schwierigen Prozess stellen die Registrierung und Meldung beim Arbeitsministerium dar. Um eine Kontrolle am Arbeitsplatz zu ermöglichen, muss beim italienischen Arbeitsministerium spätestens innerhalb des Vortages des Beginns der Arbeitsleistung eine elektronische Meldung eingehen.

Davon betroffen sind:
  • Arbeitskräfte, die ihre Arbeit in Italien ausführen
  • Arbeitgeber, die sich in Italien befinden und persönlich an Arbeitsaufträgen mitwirken
  • Kabotage-Transporte (Inlandstransporte)

Hinzukommt, dass Dokumente wie der Arbeitsvertrag (auch übersetzt), die Anmeldung, die Lohn- und Stundenzettel und eventuelle Nachweise von Lohnauszahlungen bis zwei Jahre nach Entsendung aufbewahrt werden müssen. Um die Rechte der Arbeitnehmer und die Zugriffsmöglichkeiten der Sozialversicherungsinstitute zu stärken, wurde eine sehr weitreichende solidarische Haftung des entsendungsbegünstigten Unternehmens in Italien eingeführt. Demnach gilt die solidarische Haftung für die dem Arbeitnehmer geschuldeten Entlohnung und die Vor- und Fürsorgebeiträge für einen Zeitraum von zwei Jahren ab Beendigung des Werkvertrages.

 


Sie haben noch Fragen? Wir unterstützen Sie gerne bei der Anmeldung Ihrer Mitarbeiter in Italien und kümmern uns um alle Formalitäten.  

Ihr Ansprechpartner ist Fr. Dr. Linda Gasser. Sie finden diese unter der Nummer +39 0473 565000.

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