Anmeldung von Mitarbeiter in Italien

Mitarbeiter korrekt in Italien anmelden

Mitarbeiter in Italien korrekt anmelden - wir wissen, wie das geht.

Immer mehr ausländische Unternehmen richten ihr Augenmerk auf Italien und sehen hier interessante Chancen für ihre wirtschaftliche Zukunft. Häufig werden in diesem Zusammenhang Mitarbeiter in Italien eingesetzt. Damit dies formell alles korrekt abläuft, ist es notwendig, die länderspezifischen Eigenheiten zu beachten. Eine korrekte Handhabung ist wichtig, da Versäumnisse in Italien mit hohen Strafen belangt werden.

Für eine möglichst unbürokratische, einfache und kostengünstige Abwicklung kann auf die Gründung eines Unternehmens bzw. der Anmeldung einer Betriebsstätte in Italien bei geringfügigen oder zeitlich begrenzten Tätigkeiten verzichtet werden. 

Dem Unternehmen stehen die Möglichkeiten der (1) Meldung eines Mitarbeiters in Italien oder die (2) Entsendung eines Mitarbeiters nach Italien zur Verfügung.

Je nach Bedarf des Unternehmens eignet sich eine der beiden genannten Möglichkeiten. Plant man einen langfristigen Auslandseinsatz (mehrjährig), so empfiehlt sich die Meldung eines Mitarbeiters. Entsendungen werden durch ihren eigentlichen Charakter, dass der Mitarbeiter nach dem Aufenthalt wieder in das Unternehmen integriert wird, eher für Projektleistungen verwendet. 

Achtung: Es gilt zu beachten, dass unter bestimmten Umständen die Beschäftigung eines Mitarbeiters in Italien eine sog. steuerliche Betriebsstätte begründen kann. Eine steuerliche Betriebsstätte bedeutet für ausländische Unternehmen, dass dieses den in Italien erzielten Gewinn auch hier in Italien besteuern muss, und hierfür  auch den italienischen Bestimmungen und Vorschriften unterliegen (u.a. die Verpflichtung zur Führung einer Buchhaltung nach italienischem Recht sowie verschiedene Einkommens-und Mehrwertsteuerpflichten). Im Zuge unserer Zusammenbeit stellen wir natürlich sicher, dass das Risiko einer solchen Beanstandung minimiert bzw. ausgeschlossen wird. 
 

Die Anmeldung von Mitarbeiter in Italien

Die Meldung eines Arbeitnehmers in Italien

Die direkte Anmeldung eines Arbeitnehmers in Italien gilt als besonders sinnvoll, wenn der Arbeitnehmer den Großteil seiner Zeit in Italien verbringt (ansässig für die meiste Zeit des Jahres in Italien).

Es gilt zu beachten, dass dabei die tarifvertraglichen und sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen Italiens verwendet werden müssen. Basierend auf den entsprechenden Kollektivvertrag wird der zweisprachige Arbeitsvertrag verfasst und unterzeichnet.

Die Tätigkeit des Arbeitnehmers selbst beschränkt sich dabei auf die Vorbereitung von Verkaufsverträgen und die Erbringung von wweiterhin dem Kernunternehmen vorbehalten. 

Im Speziellen gibt es bei der Erstellung des Vertrages folgende wichtige Punkte zu beachten:
  • Dauer/Arbeitszeit
  • Entlohnung - Lohnkosten

Dauer/Arbeitszeit

Der Arbeitnehmer kann in Italien auf bestimmte oder auf unbestimmte Zeit angestellt werden. Befristete Arbeitsverträge können maximal fünfmal verlängert werden innerhalb der Höchstdauer von 3 Jahren

Bei unbefristeten Arbeitsverträgen ist eine Entlassung des Arbeitnehmers nach der Probezeit nur noch aus objektiven Gründen zulässig. Entlassungen dieser Art gestalten sich jedoch äußerst schwierig. Im Vergleich dazu kann der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis jederzeit unter Einhaltung der kollektivvertraglichen Frist kündigen. 

Der Arbeitnehmer kann Vollzeit oder Teilzeit aufgenommen werden. Eine Vollzeitstelle entspricht wöchentlich 40 Stunden; jede Stunde darüber hinaus wird als Überstunde verrechnet (außer mit dem Arbeitnehmer wurde eine Überstundenpauschale schriftlich vereinbart). Bei einem Arbeitsvertrag unter 40 Wochenstunden ist von Teilzeit die Rede.

Entlohnung - Lohnkosten

Löhne sind kollektivvertraglich geregelt und gelten in Italien als günstiger im Vergleich zu Österreich und Deutschland. Aufgeteilt wird der Jahresbruttolohn in 13 oder 14 Monatsgehältern, abhängig vom jeweils angewandten Kollektivvertrag. Bei der Berechnung der Jahreslohnkosten muss beachtet werden, dass Abfertigungskosten anfallen (ca. ein Monatsgehalt), welche bei der Auflösung des Arbeitsverhältnisses ausbezahlt werden müssen. Lohnsteigernde Prämien sind mittels Zielvereinbarungen festzulegen. 

Komplettiert werden die Lohnkosten, neben dem Bruttolohn, durch die Summe der Lohnnebenkosten. Diese setzen sich aus Abgaben für Sozial-, Kranken- und Unfallversicherung und weiteren Abgaben (z. B. Abfertigung) zusammen. Ungefähr kann von einer weiteren Belastung von ca. 40% des Bruttolohns ausgegangen werden. 

Sonstiges

Es gibt mehrere Alternativen bei der Vergütung von entstanden Spesen für den Arbeitnehmer. Erfolgt der Außendienst außerhalb der Gemeinde des Arbeitssitzes, dann können für die Abrechnung drei unterschiedliche Methoden angewandt werden:
  1. Forfaitabrechnung – In diesem Fall bezahlt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter lediglich pauschal eine Zulage für die Abdeckung sämtlicher im Außendienst anfallenden Spesen. Pro Tag im Außendienst in Italien ist ein Betrag in Höhe von 46,47 Euro beitrags- und steuerfrei (im Ausland 77,47 Euro) vorgesehen. 
  2. Gemischte Abrechnung – In diesem Fall wird lediglich ein Teil als pauschale Zulage ausbezahlt, und ein anderer Teil hingegen analytisch gegen Vorlage der entsprechenden Kostenbelege. 
  3. Detaillierte Spesenabrechnung – Dabei wird nur gegen Vorlage der einzelnen Spesenbelege abgerechnet. Der Arbeitgeber übernimmt oder erstattet sämtliche im Außendienst angefallenen Kosten aufgrund einer detaillierten Spesenabrechnung. Eventuelle nicht belegbare Spesen (z.B. Trinkgelder) können bis zu einem Ausmaß von 15,49 Euro/Tag vom Mitarbeiter beschrieben und schriftlich bestätigt werden. 

Die Entsendung eines Arbeitnehmers nach Italien


Als weitere Möglichkeit einen Arbeitnehmer in Italien zu beschäftigen, gilt die Entsendung. Mittels der Entsendung bleibt der Mitarbeiter Bestandteil des Unternehmens. Als entsandter Arbeitnehmer gilt der Arbeitnehmer, welcher normalerweise in einem anderen EU – Land beschäftigt ist und für einen befristeten, vorbestimmten oder vorbestimmbaren Zeitraum seine Arbeitsleistung in Italien erbringt. Die Lohnauszahlung und Meldung erfolgt weiter beim selben Unternehmen. Dennoch gilt es auch bei der Entsendung einiges zu beachten. 

Dem Arbeitnehmer müssen für den Zeitraum seiner Entsendung nach Italien dieselben Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen garantiert werden, welche in Italien für Arbeitnehmer mit gleichwertigen Tätigkeiten vorgesehen sind (davon ausgenommen sind nur Installationsarbeiten mit einer Höchstdauer von bis zu acht Tagen). 

Generell sind die Regeln des Ziellandes anzuwenden, dies gilt vor allem für Besserstellungen für den Mitarbeiter (z.B. Abfertigung, Urlaubstage, Vergütung von Überstunden usw.). Damit man sich Schwierigkeiten bei der Suche nach einem gerechten Arbeitsvertrag spart, kann man unter gegenseitigem Einverständnis im Entsendevertrag festhalten, dass weiterhin das Arbeitsrecht des Mutterlandes gültig ist. 

Neben dem Entsendevertrag müssen weitere Meldungen aus dem Mutterland erfolgen (Genehmigung A1, weitere Meldungen an Ämter). Einen aufwendigen und durchaus schwierigen Prozess stellt die Registrierung und Meldung eines Mitarbeiters beim Arbeitsministerium dar. Um eine Kontrolle der Sachlage am Arbeitsplatz zu ermöglichen, ist dem italienischen Arbeitsministerium spätestens innerhalb des Vortages (des Beginns der Arbeitsleistung) eine elektronische Meldung zu machen. 

Davon betroffen sind:
  • Arbeitnehmer, welche ihre Arbeit in Italien ausführen,
  • Arbeitgeber, welche sich in Italien befinden und persönlich an Arbeitsaufträgen mitwirken, sowie 
  • Kabotage-Transporte (Inlandstransporte).

Hinzukommt, dass Dokumente wie der Arbeitsvertrag (auch übersetzt), die Anmeldung, die Lohn- und Stundenzettel und eventuelle Nachweise von Lohnauszahlungen bis zwei Jahre nach Entsendung aufbewahrt werden müssen. Um die Rechte der Arbeitnehmer und die Zugriffsmöglichkeiten der Sozialversicherungsinstitute zu stärken, wurde eine sehr weitreichende solidarische Haftung des entsendungsbegünstigten Unternehmens in Italien eingeführt. Demnach gilt die solidarische Haftung für die dem Arbeitnehmer geschuldeten Entlohnung und die Vor- und Fürsorgebeiträge für einen Zeitraum von zwei Jahren ab Beendigung des Werkvertrages. 


Sie haben noch Fragen? Wir unterstützen Sie gerne bei der Anmeldung Ihrer Mitarbeiter in Italien und kümmern uns um alle Formalitäten.  

Ihr Ansprechpartner ist Fr. Dr. Linda Gasser. Sie finden diese unter der Nummer +39 0473 565000.

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